- Che cos'è un sistema nell'amministrazione?
- Tipi di sistemi di gestione
- Teoria generale dei sistemi di gestione
Spieghiamo cos'è un sistema in amministrazione, quali sono le sue funzioni, come sono composti e le tipologie che esistono.
Che cos'è un sistema nell'amministrazione?
Un sistema in gestione è costituito da un insieme di processi che devono essere svolte dai membri di un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi prefissati.
In questi sistemi devono includere ogni unità amministrativa e specificare qual è il ruolo di ciascun dipendente e quali sono i suoi compiti da svolgere per raggiungere un certo livello di vendite e produzione che si traduca in maggiori benefici per l'azienda. attività commerciale.
Ciò facilita il funzionamento del organizzazione, consente di controllare le prestazioni di ciascun dipendente ed eseguire audit.
Negli ultimi anni, le organizzazioni hanno optato per la specializzazione di lavoratori, l'assegnazione del potere secondo i livelli occupati all'interno della gerarchia e della divisione del lavoro. Tutto ciò facilita e velocizza il il processo decisionale per raggiungere gli obiettivi e le finalità dell'organizzazione.
Nel prendere decisioni, il personale fa affidamento sulle informazioni che si riflettono nel sistema di gestione.
I sistemi si occupano di tre cose:
- Supportare le attività operative.
- Compila e archivia dati.
- Genera informazioni.
I sistemi sono costituiti dai seguenti elementi:
- L'elemento che fornisce il materiale per il funzionamento del sistema.
- Lo scopo per il quale è stato creato il sistema.
- Il fenomeno che genera cambiamenti: convertire gli input in output.
- Risposta. Confronta l'output con una serie di criteri stabiliti in precedenza e si basa su questi criteri per controllare i risultati.
- Il contesto in cui si colloca il sistema. Il ambiente interagisce costantemente con il sistema.
Tipi di sistemi di gestione
All'interno delle aziende si possono trovare le seguenti tipologie di sistemi di gestione:
- Controllo di processo attività commerciale. Sistemi che controllano i processi aziendali e affrontano processi fisici e industriali.
- Transazione in corso. Sistemi informatici utilizzati ai livelli base della gerarchia organizzativa (a livello operativo). In esse sono registrate le transazioni giornaliere che consentono il funzionamento dell'organizzazione.
- Supporto nel il processo decisionale. Sistemi informatici che verranno utilizzati da uno o più responsabili. est sistema informativo informatizzato funziona come supporto per il processo decisionale intorno a un problema che deve essere risolto.
- Informazioni di gestione. Questi sistemi raccolgono informazioni da diverse fonti e le elaborano in statistiche, report o qualsiasi altro formato utile. Queste informazioni vengono utilizzate da supervisori e manager come materia prima per prendere decisioni relative alla gestione della società.
- Collaborazione aziendale. Questi sistemi sono tra i più utilizzati e aiutano i dirigenti dell'organizzazione a controllare il flusso di informazioni all'interno. Questi includono sistemi multimediali, trasferimento di file o il e-mail.
- Informazioni esecutive. Sono i sistemi che forniscono informazioni esterne e interne ai senior manager per prendere decisioni. Sono di facile e veloce accesso e presentano le informazioni in forma grafica. Forniscono informazioni di carattere generale che rappresentano graficamente in modo semplice l'intera operazione.
A seconda della loro natura, i sistemi possono essere:
- Aprire. C'è uno scambio di elementi e informazioni con l'ambiente, e quell'influenza esterna modifica risultati, comportamenti e attività. Ad esempio, una società.
- Chiuso Nessuna informazione o elemento viene scambiato con il ambiente: sono sistemi chiusi contro ogni tipo di influenza. Ad esempio, macchinari.
Altri tipi di sistemi sono i seguenti:
- Astratto Sono costituiti da concetti generali, numeri, dottrine filosofiche, ipotesi, idee, piani o linguaggi. È lui "Software”.
- Calcestruzzo Sono costituiti da elementi tangibili come attrezzature o macchinari. È lui "hardware”.
- Operativo. Sono dedicati all'elaborazione delle informazioni (che di solito sono ripetitive) e alla preparazione di report.
- Informativo. Sono responsabili dell'archiviazione e dell'elaborazione dei dati e sono utilizzati per prendere decisioni in linea con gli scopi e gli obiettivi dell'organizzazione.
- Registi. Funziona su dati che non sono stati precedentemente selezionati o trasformati.
Teoria generale dei sistemi di gestione
La teoria generale dei sistemi è derivata dagli scritti Ludwing von Bertalanffy (biologo tedesco), pubblicati negli anni '50 e '60. Questa teoria non ha lo scopo di risolvere ostacoli o fornire soluzioni pratiche. Tuttavia, saperlo aiuta analisi contesto quando si prendono decisioni all'interno di un'organizzazione.
Questa corrente considera che le proprietà di ciascun sistema non possono essere studiate come elementi separati, ma devono essere affrontate congiuntamente.
Alcune caratteristiche della teoria dei sistemi sono le seguenti:
- Visione sistematica. Ogni organizzazione è considerata come un sistema che ha cinque parti: input, output, processo, ambiente e feedback.
- Multidimensionale. Ogni azienda è affrontata da un punto di vista macroscopico e microscopico. Il primo lo affronta in relazione al loro paese o Comunità e il secondo considera le sue unità interne.
- Dinamismo. L'interazione che avviene all'interno dell'azienda è considerata un processo dinamico.
- Adattabilità. Considera che le organizzazioni sono sistemi adattivi. Se non fanno uso di quella qualità, non sopravviveranno alle modifiche del contesto.
- Descrittivo Ha lo scopo di caratterizzare le qualità dell'organizzazione e della sua amministrazione. plasma il obiettivi sì metodi e descrive i fenomeni delle organizzazioni.
- Multicausalità. Ritiene che un evento possa essere la conseguenza di diversi fattori interdipendenti e correlati.
- probabilistico. Lui ammette che variabili possono essere analizzati in modo predittivo, non basato su certezze.